TUGAS 4 : TEORI ORGANISASI UMUM 1

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

JAWABAN

1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah komunikasi tersebut harus jelas, jangan kita berbicara tentang X tapi teman bebicara (komunikan) kita ternyata bebicara tentang Y. Kemudian komunikasi tersebut harus tepat, dan sasaran komunikasi harus sesuai agar tidak terjadi miss communication. Kemudian, semua bahan yang akan kita informasikan harus disiapkan juga secara matang, dan juga dalam menyampaikan kegiatan komunikasi ini, kita harus menyampaikannya dengan diselingi sikap ramah. Sikap ramah dan tulus ini akan memberi perasaan tenang, senang, aman bagi komunikan dan juga merupakan kunci sukses dari kegiatan komunikasi. Selanjutnya, komunikasikanlah hal-hal yang berguna sajadan komunikasikan pesan-pesan secara singkat tapi berisi.

2. Untuk mengatasi penyimpangan data perlu dilakukan beberapa hal :

· Penetapan saluran-saluran pribadi

· Penetapan dewan khusus

· Penyelenggaraan pertemuan-pertemuan tahunan karyawan

· Pembentukan tim-tim tugas

· Pembentukan tim-tim manajemen

3. Cara penyusunan papers / warkat antara lain :

· Sistem penyusunan menurut abjad.

· Sistem penyusunan menurut subyek.

· Sistem penyusunan menurut nomor.

· Sistem penyusunan menurut daerah.

· Sistem penyusunan menurut waktu.

4. Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja :

· Harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

· Harus dipersiapkan lebih dahulu adanya penjelasan tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi.

· Memilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

· Harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan beserta lamanya waktu yang diperlukan untuk pelaksanaannya.

· Antara tahap satu dengan tahap yang lain dari suatu rangkaian pekerjaan tersebut harus saling bertautan satu sama lain, dan keseluruhannya mengarah ke satu tujuan final.

· Tahap-tahap tersebut adalah suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

· Adanya penetapan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

· Harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas (stabil/mengandung unsur tetap) dan fleksibilitas (dalam pelaksanaan suatu tugas tidak kaku, dengan kata lain luwes yaitu adanya pergantian tugas).

· Harus selalu mengikuti perkembangan jaman dan seiring dengan kemajuan teknologi.

· Mempergunakan tanda-tanda dan skema untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu.

· Adanya buku pedoman tentang hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan dari penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja tersebut.

TUGAS 3 : TEORI ORGANISASI UMUM 1

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui
2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal
3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi
4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

JAWABAN

1. Gaya kepemimpinan merupakan suatu gaya / cara memimpin suatu pimpinan untuk mempersuasi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda yaitu :

· Otokrasi -> pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecamannya pada setiap anggota. Cenderung tidak berpengaruh terhadap motivasi kerja karyawan.

· Demokratis -> para anggota bersifat bebas. Dalam artian bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilh dan pemimpin bersifat obyektif. Cenderung berpengaruh positif dan signifikan terhadap motivasi kerja karyawan.

· Laissez Faire -> suatu gaya kepemimpinan yang pimpinan sama sekali tidak berpartsipasi dalam penentuan tugas (partisipasi pimpinan sangat minim), sesuai dengan arti dari Laissez-faire itu sendiri dalam frase bahasa Perancis yaitu ”biarkan terjadi” atau secara harfiah ”biarkan berbuat”, minim campur tangan pimpinan. Cenderung tidak berpengaruh pada motivasi dalam pekerjaan.

2. Organisasi informal merupakan suatu organisasi yang tidak terstuktur secara resmi, yaitu suatu organisasi yang terbentuk karena unsur ketidaksengajaan. Justru karena faktor ketidaksengajaan inilah yang akan meningkatkan rasa kebersamaan kepada semua anggota organisasi informal ini. Dan keuntungan dari organisasi ini adalah pemimpin dipilih sesuai kesepakatan bersama anggota, dengan kata lain diplih berdasar musywarah secara mufakat sehingga semuanya berkesan adil, tanpa ada unsur paksaan. Jadi, dengan adanya organisasi informal diluar organisasi yang formal, sebuah pekerjaan juga dapat cepat terselesaikan, karena kita dapat bebas bekerja sesuai yang kita kehendaki (tapi masih dalam lingkup terstuktur), dalam artian kita bekerja tidak akan kaku dan bisa luwes dibandingkan organisasi yang diharuskan berjalan secara formal yang terkesan kaku dan mematuhi sebuah aturan-aturan yang resmi sekali.

3. Bagan struktur organisasi :

· Segitiga vertikal

· Segitiga horizontal

· Kerucut vertikal horizontal

· Lingkaran

· Setengah lingkaran

· Oval

4. Dalam Organisasi diperlukan suatu tata kerja, sistem kerja, dan prosedur kerja agar suatu organisasi tersebut tidak menjadi berantakan dan bisa terstuktur. Tata kerja merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau mencapai tingkat efisien yang maksimal. Sedangkan sistem kerja lebih mengarah ke suatu susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga terbentuk pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dan prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan dengan baik mengenai asalnya, mau mengarah kemana, kapan terselesaikannya suatu pekerjaan itu ataupun alat-alat yang akan dipakai dalam pelaksanaannya.